در دنیای امروز مدیریت بدون استفاده از ابزارها و راهكارهای مناسب و متكی بر فناوری مدرن روز ، كاری بس دشوار می باشد . سیستم های مبتنی بر فن آوری اطلاعات كه در یكی دو دهة اخیر رشد چشمگیری را طی نموده اند ، از جمله ابزارهای مدیریت و برنامه ریزی می باشند كه حوزه‌های وسیعی را تحت پوشش خود قرار داده اند .
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان نمونه ای از این قبیل می باشند كه در چند سال اخیر در كشور ما مورد استقبال فراوان قرار گرفته و به عنوان راه حل معضلات و مشكلات سازمان ها و اصلاح روشهای انجام كار از آن یاد می شود(حجازی ،1391).
نظام برنامه ریزی منابع سازمان(ERP)، عامل اصلی مدیریت موفق اطلاعات در سازمان ها است. اما استقرار بسیاری از نظام های (ERP)، با شكست مواجه شده است . زیرا مدیران سازمان ها فكر می كنند كه صرفاً خرید نظام (ERP)، كافی است . نظام برنامه ریزی منابع سازمان ، نظام های اطلاعاتی بسیار پیچیده ای هستند و عوامل بسیاری بر استقرار موفق آنها تأثیرمی گذارند . سازمان ها باید از مهمترین عوامل موثردر استقرار موفق (ERP)، آگاه باشند وآنها رافراهم كنند(عالم تبریز،1389).
بکارگیری و پیاده سازی فرآیند سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان( ERP) یک چالش فنی – اجتماعی است که بر سطوح استراتژیک و عملیاتی شرکت تاثیر گذار خواهد بود و لزوما اجرای آن بازده مورد انتظار سازمان استفاده کننده را به همراه نخواهد داشت . بدین منظور باید قبل ازپیاده سازی ERP میزان آمادگی سازمان برای پیاده سازی این سیستم ، ارزیابی شود . لازم است یک سازمان قبل ازپیاده سازی ERP وضعیت کنونی خود را با توجه به عوامل اثر گذار بر آمادگی سازمان جهت پیاده سازی موفق ERP را مشخص نماید (ناظمی،1386).
1-2- بیان مسأله
سیستم ERP ابزارهای نرم‌افزاری جهت مدیریت دادههای سازمان هستند. سیستمهای ERP به سازمان کمک می‌کنند تا به امور زنجیره‌ی تامین، دریافت ، مدیریت موجودی ، مدیریت سفارشات مشتری ، برنامهریزی تولید ، حمل و نقل ، حسابداری ، مدیریت منابع انسانی و سایر عملیات تجاری خود رسیدگی نمایند (سومرز و نلسون ، 2003) .
با این حال پیادهسازی پروژههای برنامهریزی منابع سازمان نیاز به سرمایهگذاریهای زیادی دارد و پیادهسازی تعداد قابل توجهی از این پروژهها با شکست گزارش شده است. مطالعات نشان میدهد که هدف پیادهسازی سریع در این پروژهها برآورد نشده و در نتیجه ، شکست این پروژهها ، هزینههای بسیار زیادی را بر شرکت های سرمایهگذار تحمیل کرده است . از طرف دیگر، این شکستها باعث افزایش ریسک بازار این محصولات و بدبینی مدیران و سرمایهگذاران نسبت به آنها شده است . این موضوع باعث شده است که اخیرا در ارتباط با شناسایی عوامل بحرانی موفقیت در اجرای این پروژهها تحقیقاتی به عمل آید (علیزاده و حنفیزاده، 1385) که در حقیقت بخش اول برای تدوین نقشه راه پیادهسازی آن را تشکیل میدهد. سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان لزوما سیستمهای توجیهپذیری برای همه سازمانها در راستای تحقق اهدافشان نمیباشند زیرا که یک تصمیم خرید و پیادهسازی اشتباه در مورد چنین پروژههای سرمایهبری ، چه بسا که به نابودی کل سازمان منجر گردد (عالمتبریز و همکاران، 1389).
یک سیستم جامع و یکپارچه مانند سیستم برنامه ریزی منابع سازمان [7]که فراتر از یک سیستم اطلاعاتی[8] و همچنین فراتر از یک سیستم لجستیکی است سبب بهبود عملکرد سازمان های پولی و مالی مانند بانک و ایجاد یک سازمان نتیجه گرا برای دستیابی به اهداف
تعریف شده خواهد شد؛ تا سازمان های پولی و مالی مانند بانک بتوانند در یک محیط مبتنی بر دانش، ابزارهایی برای تجزیه و تحلیل داده ها برای صرف زمان کارکنان به انجام کارهای با ارزش شود . این سیستم قابلیت جمع آوری اطلاعات از تمامی نقاط محیط به درون سازمان را دارد؛ همچنین با کاهش زمان سیکل انجام فعالیت ها، مدیریت بهتر دارایی ها و کاهش هزینه ها ، بانک را ممکن می سازد.
از منظر کلان می توان کاربرد ERP را به دو دسته تولید و خدمات تقسیم بندی نمود.بی شک از حوزه هایی که نیاز به این فناوری در آن مشهود و تاکنون آنچنان که باید به آن پرداحته نشده است حوزه بانک ها و موسسات مالی که (ارائه دهنده خدمات به مشتریان خود هستند) می باشد.
نوع انتظارات مشتریان در این سازمان ها حول محورهای صحت و سرعت قرار گرفته است.در حالیکه شیوه مدیریتی و استفاده از فناوری این مراکز به این دو مقوله نپرداخته و کماکان این دسته سازمانها به طور سنتی اداره می شوند.
سیستم های ERP به دلیل ماهیت پیچیده و تغییرات عمده ای که در فرهنگ کاری یک سازمان ایجاد می کنند برای پیاده سازی نیاز به بررسی عمیق و انجام کامل امکان سنجی دارند.زیرا پیاده سازی اینگونه سیستم های بزرگ علاوه بر تغییرات سیستمی نرم افزاری، تغییرات فرایند را نیز در پی دارد.
بدین معنی که فرایندهای موجود باید مطابق بهترین الگوهای پیشنهادی پرکت ارائه کننده سیستم که پس از سالها تجربه شده، تغییر یابد مهندسی مجدد کسب و کار یکی از مراحل کلیدی است که مشاوران و متخصصان ERP به آن توصیه موکد دارند.
استقرار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان دارای مراحل مختلفی مانند ارزیابی آمادگی سازمان برای پذیرش و بهره برداری مناسب از این سیستم ها، انتخاب سامانه مناسب، پیاده سازی سامانه و پشتیبانی از این سامانه هاست. یکی از مراحل اولیه برای استقرار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان شناسایی و اولویت بندی عوامل و شاخص های کلیدی موفقیت در پیاده سازی این سیستمهاست محققان بسیاری به عناوین متفاوتی سعی بر روشن تر کردن عوامل موفقیت ها در سازمان ها داشته اند در این تحقیق نیز برآن شدیم تا به شناسایی عوامل کلیدی موفقیت در پیاده سازی این سامانه در بانک پارسیان استان تهران بپردازیم.
با توجه به زمینه های علمی، فرهنگی مطالب فوق، معیارهای سنجش موفقیت یعنی شاخص ها یی که می توان در هر زمینه شناسایی کرد که نشان می دهند در مقایسه با کشورهای پیشرفته در زمینه جنگ های مجازی، در چه رتبه ای قرار داریم بعلاوه در راستای این شاخصها میتوان گامهای بلندمدت خود را تنظیم نموده و در نهایت با برنامه ریزی استراتژیک بلند مدت توسعۀ صنعت بانکداری در چارچوب سند چشم انداز، شفاف حرکت نماییم.
با برررسی ادبیات موضوعی و تحقیفات گسترده ای که در این زمینه صورت گرفته است ، ما در این پژوهش با پنج عامل کلیدی (برنامه ریزی، سازماندهی، یافتن كارمند، رهبری و كنترل ) به عنوان عوامل مؤثر در موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان شعب بانک پارسیان استان تهران روبرو هستیم.
در این پژوهش برآنیم که با بررسی پنج عامل کلیدی به عنوان عوامل مؤثر در موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان شعب بانک پارسیان استان تهران،به اولویت بندی عوامل و شاخص های شناسایی شده پرداخته و در پایان به ارائه راهبردها و روشهای مناسب برای رسیدن به موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان بپردازیم.
1-3- اهمیت وضرورت انجام تحقیق
سازمانهای امروزی سیستمهای پیچیدهای هستند كه تعامل بین عملكردهای فروش، توزیع، تولید، مواد اولیه، مالی، منابع انسانی و نگهداری باید در جهت هدف عمومی سازمان طوری مدیریت گردند كه تحویل محصولات تولیدی به مشتری دارای حداكثر ارزش با قیمت بهینه باشد (ناظمی و همکاران، 1386). اگرچه اكثر این سازمانها دارای ساختار تابعی هستند ولی هریك از عملكردها / بخشهای در حال كار صرف نظر از اهداف سازمانی دارای اهداف خاص خود نیز میباشند. این موضوع در هر بخش وقتی بحرانی میشود كه برای جریان اطلاعات توسط هریك از عملكردها محدودیت ایجاد شود و حتی وقتی سایر عملكردها میخواهند از كل جریان اطلاعی حاصل نمایند ، این امكان بوجود نمیآید. این موارد سازمانها را به سمت استفاده از سیستمهای یكپارچه مانند برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) هدایت میكند كه یك سیستم به هم پیوسته ، سازگار و یكپارچه میباشد . این سیستم قابلیت جمعآوری ، طبقهبندی ، ذخیره سازی و توزیع اطلاعات كل سازمان را با حداقل دادههای تكراری دارا میباشد . به منظور ارزیابی عملكرد یك سازمان كه از سیستم ERP و یا سیستمهای جامع یكپارچه مانند سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS)، مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و زنجیره تامین كنندگان (SCM) استفاده مینماید نیاز به راهكار یا مدلی است كه توانایی ارزیابی و اندازهگیری عملكرد سازمان را داشته باشد و براساس نتایج حاصل، بهبود مستمر امكانپذیر باشد(کوونگ ات آل ، 2012).
از آنجا کهERP بسته ای نرم افزاری است که به عنوان یک راه حل فناوری به منظور یکپارچگی اطلاعات و همچنین بهبود فرایند تبادل اطلاعات بین تمامی بخش های مختلف یک سازمان همچون منابع انسانی ،حسابداری ،مالی و…به کار می رود اما باید توجه داشت که تمامی پیاده سازیهای ERP موفق نبوده وعوامل متعددی در پیاده سازی موفق آن دخیل هستند که شناسایی این عوامل کمک شایانی به مدیران برای آمادگی بیشتر وبهتر در زمینه پیاده سازی ERP در سازمانهایشان می نماید لذا در این پایانامه بر آن شدیم علاوه بر شناسایی عوامل مذکور به رتبه بندی آنها نیز بپردازیم.
از ویژگی‌های مهم بکارگیری برنامهریزی منابع سازمان می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- استفاده از تجارب موفق: مجموعه‌ای از تجارب موفق استفاده شده در جهان در این نرم‌افزارها گردآوری می‌شوند. این تجارب در هر بار پیاده سازی، بطور کامل در اختیار مشتری قرار می‌گیرند، با شرایط خاص مشتری متناسب‌سازی می‌شوند و تجارب حاصل از مشتریان جدید نیز در نرم افزار پیاده سازی شده و مجددا در اختیار کلیه مشتریان قرار می گیرد که تجربه بی نظیری از کارآمدی و اثربخشی را در اختیار سازمانها قرار خواهد داد.
- انعطاف پذیری: راهکارهای ERP قادر هستند خود را با تغییرات سازمانی و نیازهای روزافزون کسب و کارهای جدید منطبق کنند.. در حقیقت امکاناتی که این راهکار برای سفارشی سازی و شخصی سازی سیستم در اختیار سازمان ها قرار داده است، منجر به انعطاف فوق‌العاده‌ای در پاسخگویی به نیاز انواع صنایع شده است.
- ماژولار بودن: راهکار ERP بر خلاف نرم افزارهای سنتی، به گونه‌ای طراحی می‌گردد که هر جزء آن، قادر به انجام وظایف بصورت مستقل باشد و در صورتی که تغییری در یک جزء ایجاد گردید، بقیه اجزاء دچار تغییر یا اشکال جدی نشوند.
- یکپارچگی پایگاه داده: بخشهای مختلف سازمان از یک پایگاه داده به صورت یکپارچه استفاده می‌کنند و گسستگی بین داده‌ها وجود نداشته و داده ها بصورت تکراری و زائد نیز ثبت نمی شوند.
- ارتباط با بیرون سازمان: این راهکار قادر است تعامل مستقیمی را با افراد بیرون سازمان مانند مشتریان و تامین‌کنندگان ایجاد کند. آنها می‌توانند با دسترسی مستقیم به نرم افزار، علاوه بر دریافت گزارش‌ها و اطلاعات مورد نیاز، عملیات خود را با سازمان نیز انجام دهند. حتی در شکل پیشرفته تر آن ممکن است نرم افزار به صورت آنلاین با پایگاه داده سازمانهای دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تامین کنندگان و مشتریان متصل گردد و ارتباطی به روز و مطمئن میان عناصر زنجیره تامین کالا و خدمت ایجاد نماید.
بکارگیری ERP در بانک پارسیان سبب بهبود زیرساخت‌ها و ایجاد توانایی جهت هماهنگی با تغییرات بیرونی میشود. این مزیت برای ورود به دنیای تجارت الکترونیک و به کارگیری وب و اینترنت جهت تسهیل امور و استفاده از دنیای مجازی، امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. بانک ها می‌توانند با به کارگیری سیستم ERP صاحب مزایای رقابتی شوند که بدون استفاده از آن، تقریبا غیر ممکن به نظر می رسند.
راهکار ERP این امکان را ایجاد می‌کند تا اطلاعات بر مبنای گردش بهینه فعالیت‌ها در واحدهای کسب و کار به جریان درآمده و مبنایی یکسان برای گزارش‌های مدیریتی و قانونی فراهم گردد. از این طریق امکان جلوگیری از ایجاد مغایرت در اطلاعات واحدهای مختلف نیز امکان پذیر می‌گردد. همچنین با یکپارچه سازی فرآیندهای کسب و کار و پوشش نیازهای واحدهای عملیاتی و غیرعملیاتی سازمان، افزایش کارایی واحدها و فرآیندهای کاری محرز و مشخص می گردد. در واقع با به کارگیری راهکار ERP، در هر زمان امکان به روزرسانی اطلاعات وجود دارد که سبب افزایش کیفیت و سرعت گزارشگری و تصمیم گیری میشود.
با استفاده از سیستم ERP ، تعاملات میان مشتریان، تامین کنندگان خدمات افزایش می یابد. راهکار ERP می تواند ارتباط یکپارچه و دقیقی را با سیستم های اطلاعاتی خارج از سازمان (مانند بورس، بانک ها، وزارت خانه ها، سازمان های مالیاتی و بیمه ای و همچنین نهادهای مرتبط با آنها) برقرار نماید و پاسخگویی سریعتری را به نیازهای داخلی و خارجی سازمان به صورت لحظه ای فراهم آورد.
1- 4- اهداف تحقیق
- بررسی پنج عامل کلیدی (برنامه ریزی، سازماندهی، یافتن كارمند، رهبری و كنترل ) در موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان شعب بانک پارسیان استان تهران
- اولویت بندی عوامل و شاخص های شناسایی شده موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان
- ارائه راهبردها و روشهای مناسب برای رسیدن به موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان
1-5- سؤال های تحقیق
با توجه به ماهیت تحقیق به جای فرضیه تحقیق سوال تحقیق داریم:
- آیا میتوان برنامه ریزی منابع سازمان را از شاخص های کلیدی موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان تهران دانست؟
- آیا میتوان سازماندهی را از شاخص های کلیدی موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان تهران دانست؟
- آیا میتوان انتخاب ، استخدام ، انتصاب و ارزیابی نیروهای با صلاحیت را از شاخص های کلیدی موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان تهران دانست؟
- آیا میتوان صلاحیت مدیر پروژه را از شاخص های کلیدی موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان تهران دانست؟
- آیا میتوان فرایند کنترل پروژه را از شاخص های کلیدی موفقیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان تهران دانست؟
- اولویت بندی عوامل و شاخص های کلیدی موفقیت پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در شعب بانک پارسیان استان تهران چگونه است؟
