سیستمهای اطلاعاتی، سیستمهایی هستند كه اطلاعات لازم برای تصمیم گیری را برای افراد تصمیم گیر فراهم می آورند. اطلاعاتی را كه سیستمهای اطلاعاتی در اختیار كاربران قرار می دهند خدمات سیستمهای اطلاعاتی می نامیم. برای اینكه سیستمهای اطلاعاتی بتوانند خدمات مناسب را در اختیار كاربران قرار دهند نیازمند در اختیار داشتن سخت افزار و نرم افزار مناسب و نیروی انسانی آموزش دیده و با انگیزه اند كه در هر صورت، هزینه های بالایی را برای سازمان در بر دارند. با عنایت به موارد فوق ضرورت دارد كه سازمانها به سنجش كیفیت خدمات سیستمهای اطلاعاتی خود بپردازند و نتیجه آن را به عنوان بازخور وارد سیستم كرده ، در جهت بهبود عملكرد و افزایش كیفیت و بهره وری سیستم از آن استفاده كنند. كیفیت سیستم اطلاعاتی
می تواند به عنوان میزان مشاركت واقعی یك سیستم اطلاعاتی معین در نیل به اهداف سازمانی مورد سنجش قرار گیرد( مهدوی، 1386: 236) .

بنابراین لازم است متناسب با تغییرات محیطی(داخلی و خارجی) سیستم‏های اطلاعاتی بهبود یابند تا بتوانند به نیازهای‏ اطلاعاتی مدیران و واحدهای سازمانی بهتر پاسخگو باشند. این امر مستلزم آن است که این سیستم‏ها از جهات مختلف‏ مورد ارزیابی قرار گرفته و با شناخت نقاط ضعف و شناخت‏ وضعیت‏های محیطی بتوان آنها را بهبود بخشید و تجربه نشان داده است، که عدم توجه درست به موارد فوق،گسترش سیستم‏های اطلاعات در کسب و کار عموما موجب‏ جایگزینی مشکلات جدید به جای مشکلات قدیمی می‏شود و این باعث می‏شود تا فواید مورد انتظار حاصل نشوند،علی رغم‏ افزایش سرمایه‏گذاری در سیستم‏های اطلاعات،بهره‏وری ارتقا نیافته و این امر در سالهای گذشته موجب مطرح شدن‏ موضوع‏هایی چون پارادوکس بهره‏وری شده است.بنابراین برای رسیدن به اثربخشی بالا لازم است که سیستمهای اطلاعاتی‏ مدیریت و راههای ارزیابی آن بخوبی شناخته شده ، و با شناخت نقاط ضعف و قوت به رفع اشکالات موجود بپردازیم.

1-2 بیان مساله

اطلاعات یكی از منابع اصلی و با ارزش برای مدیران سازمانها است. نقش و ارزش اطلاعات نسبت به سایر منابع، مانند مواد اولیه و امور مالی، دارای ویژگی خاص است. هر چه حجم و پیچیدگی عملیات وسیعتر می شود اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا می كند. علاوه بر این، سرمایه گذاری برای استقرار سیستمهای اطلاعاتی بسیار بالا است. برای یك چنین سرمایه گذاری سنگینی فقط یك هدف می تواند وجود داشته باشد و آن، جلب رضایت استفاده كننده نهایی در داخل یا خارج سازمان است(مهدوی،1386: 236).

سیستم های اطلاعاتی در سازمانها نه تنها مبادلات اطلاعات روزمره را به عهده دارند، بلكه به عنوان یك مزیت رقابتی در كسب وكار، ایفای نقش می كنند(وارد[1]،2002) .

برای برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی چارچوبهای متفاوتی ارائه شده است ، ولی هنوز سازمانها در تدوین استراتژیهای فناوری اطلاعات با مشکلاتی مواجه هستند که نهایتاً این مشکلات منجر به شکست برنامه‌ها می‌شود. این شکست‌ها غالبا به این دلیل است که چارچوبهای مختلف برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات، در شناسایی مشکلات ریشه‌ای مربوط به سیستم‌های اطلاعاتی که بندرت مشکلات فنی و تکنولوژیک هستند، دچار ناکارایی هستند که این امر ناشی از توجه نکردن به رابطه بین فناوری اطلاعات با محتوای سازمانی است. سه نقش اساسی فناوری اطلاعات عبارتند از نقشهای اجرایی، عملیاتی و رقابتی. نقش اجرایی شامل اتوماسیون فعالیتهای حسابرسی و کنترل است که مستلزم استقرار یک بستر کارا از فناوری اطلاعات است. نقش عملیاتی، یک حالت توسعه یافته‌ای از نقش اجرایی است، با این وجه تمایز که شامل ایجاد و استقرار یک بستری از فناوری اطلاعات است که باعث ایجاد توانایی در اتوماسیون کل فرایندهای تجاری سازمان می‌شود. نقش رقابتی هم، شامل استقرار یکسری برنامه های کاربردی جدید از فناوری اطلاعات است که بتوان به آن به عنوان یک مزیت رقابتی در محیط بازار نگریست. امروزه بیشتر به نقش و اساس رقابتی فناوری اطلاعات توجه می‌شود. بنابراین برای استفاده از فناوری اطلاعات بعنوان یک مزیت رقابتی ما نیاز به برنامه ریزی استراتژیک داریم تا بتوان از آن در تحقق اهداف استراتژیک سازمان استفاده کرد (حاکی،1386: 84).

پس امروزه، سرمایه‏گذاری در حوزه سیستم‏های اطلاعات یکی‏ از موضوعهای مطرح در تمامی سازمانهاست.در بسیاری‏ موارد،سرمایه‏گذاری در این حوزه موجب صرفه‏جویی‏ فراوانی در هزینه شده است و در موارد دیگر بهره‏وری، متناسب با میزان سرمایه‏گذاری، ارتقا نیافته است. این موضوع‏ در مدیریت نوین و حتی مدیریت کلاسیک مطرح بوده و هست.زمانی برنامه‏ریزی و طراحی‏های انجام شده مثمرثمر خواهد بود که بر مبنای یک نظام ارزیابی، سنجیده شده و نواقص آن رفع شوند. در این پژوهش سعی برآن است که عوامل موثر بر کیفیت برنامه ریزی استراتژیک سیتم های اطلاعاتی مورد بررسی قرار بگیرد.

1-3 اهمیت و ضرورت تحقیق

انفجار اطلاعات را باید مهمترین حادثه صنعتی قرن بیستم‏ دانست که سایر عرصه ‏های صنعت را تحت الشعاع خود قرار داده است.در دنیای رقابتی امروز،اطلاعات،همتراز سرمایه‏ و نیروی انسانی، در شمار عوامل تولید و به عنوان مهمترین‏ مزیت نسبی بنگاههای اقتصادی محسوب می‏گردد.درهمین‏ راستا،سیستم‏های جامع اطلاعات مدیریت در کشورهای پیشرفته صنعتی از سالها پیش و در کشور ما طی سالهای اخیر مورد توجه خاص مدیران قرار گرفته است.به‏ همین دلیل،استقرار یک سیستم جامع کارآمد،همیشه جزء دغدغه ‏های اصلی مدیران شرکتهای بزرگ بوده است و مانند هر موضوع دیگری در کشور ما از شرایط بومی و فرهنگی‏ خاص خود برخوردار است(حاکی، 1386: 89).

درعصر حاضر ، مدیران نیاز پیدا كرده اند كه اطلاعات[2] مربوط به اموری را كه با آن سروكار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل كنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه كه در همه فعالیتهای سازمانهای عصر حاضر بدون استثناء دیده می شود، آنرا مبادله كنند. لذا مدیر برای آنكه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات، راجع به وضعیت یا مشكلات مربوط به موضوعی كه می خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد. بدین ترتیب ارزش و اهمیت اطلاعات مشخص می گردد. یعنی اگر به مدیر اطلاعات غلط و نامربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطع دارای اشتباه خواهد بود. ولی اگر به مدیر اطلاعات صحیح و مربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطعی نه، ولی به احتمال زیاد دارای صحت و تناسب لازم برای سازمان، خواهد بود، البته به شرط آنكه توان تصمیم گیری و بكارگیری اطلاعات در مدیر وجود داشته باشد. اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است كه دانش و آگاهی[3] آن سیستم را تشكیل می دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده[4] و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است. اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات كسب كند، دانش آن پیوسته درحال افزایش و گسترش بوده و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید. رمز موفقیت هر مدیر ونظام مدیریت در هر سازمان این است كه بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد. بكوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیرمجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان بالا ببرد . ازسویی فقر ضعف اطلاعات موجب می شود كه مدیریت سازمان نه تنها تصویر درست و كاملی از آینده نداشته باشد، بلكه حتی نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و كامل بشناسد. در نتیجه نه می تواند هدف گذاری صحیح بكند و نه قادر است فعالیتهای مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد كرد. لذا می توان یكی از عمده ترین دلایل عدم كارآیی و عدم موفقیت سازمانها را تصمیم گیری ضعیف یا غلط یابی به موقع مدیریت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات كافی و مناسب دانست و این می تواند به دلیل اهمیت كافی قایل نشدن برای اطلاعات، تأمین نكردن زیربناهای مناسب، و ضعف در تولید، سازماندهی، ذخیره سازی و اشاعه اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد، به هنگام وكامل باشد(قاضی زاده،1385:1).

هیکس[5] (2004) با مرور گزارشها و مورد پژوهشهای انجام شده درباره کاربرد این فناوری در کشورهای در حال توسعه به نتیجه مشابهی رسیده ( 101-112 ). وی در مطالعه ای با بررسی نوشته ها، نظرخواهی از متخصصان دولت الکترونیکی و تحلیل بیش از 40 گزارش درباره دولت الکترونیکی از کشورهای در حال توسعه نتیجه می گیرد که تنها 15 درصد از ابتکار عمل ها در این زمینه با موفقیت قرین بوده اند،
اما 35 درصد آنها کاملاً شکست خورده و 50 درصد آنها نیز با ناکامی نسبی مواجه شده اند. در ایران نیز وضع چندان بهتری حاکم نبوده است، چنانکه در یک نظرسنجی تنها 12 درصد از مدیران و کارکنان سازمانهای دولتی، اعتقاد به موفقیت اینگونه سازمانها در کاربرد سیستمهای اطلاعات مدیریت داشته اند (مشایخی،1384: 196).

بنابراین استقرار سیستم های اطلاعاتی مؤثر به منظور افزایش كارآیی و كارآمدی نظام اداری، جلوگیری از افزایش بی رویه ی هزینه ها، افزایش اثربخشی، كاهش تصدی گری و افزایش كیفیت خدمات با رویكرد مشتری محوری در بخش دولتی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و از سوی دیگر توجه به اهمیت شناخت سازمان در طراحی و استقرار سیستم های اطلاعاتی مدیریت، به نحوی كه این سیستم ها بتوانند هم تحت تأثیر آن قرار گرفته، هم بر آن تأثیر گذارند، انكارناپذیر است.

[1] Ward

[2] Information

[3] – Intelligence

[4] – Data

[5] Heeks